Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng chú trọng vào tối ưu hóa quy trình và tiết kiệm chi phí, tự động hóa đã trở thành một trong những ưu tiên hàng đầu. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng biết cách ứng dụng tự động hóa, đặc biệt là các giải pháp có tích hợp AI, một cách phù hợp và hiệu quả.
Bài viết này sẽ hướng dẫn doanh nghiệp từ việc xác định nhu cầu, tiêu chí chọn giải pháp đến việc khám phá các công cụ AI phổ biến trên thị trường kèm theo ví dụ cụ thể.
- Có AI và không AI – đâu là lựa chọn phù hợp?
Tự động hóa không phải lúc nào cũng cần đến AI. Tùy vào tính chất công việc, bạn có thể lựa chọn:
- Không dùng AI: Tự động hóa các quy trình đơn giản, không cần khả năng phân tích hay học hỏi. Ví dụ: phần mềm nhập liệu hoặc tạo lịch làm việc tự động.
- Dùng AI: Phù hợp với các công việc đòi hỏi phân tích dữ liệu, dự đoán xu hướng, hoặc đưa ra quyết định.
Ví dụ 1: Công ty bạn là công ty logistics cần xử lý hàng nghìn phiếu nhập kho mỗi ngày. Tự động hóa không dùng AI (như RPA – Robotic Process Automation) có thể giúp tự động nhập dữ liệu từ phiếu vào hệ thống mà không cần nhân viên thực hiện thủ công.
Ví dụ 2: Bạn sở hữu công ty thương mại điện tử muốn phân tích dữ liệu hành vi của khách hàng để dự đoán sản phẩm nào sẽ được mua tiếp theo. Lúc này, AI sẽ là lựa chọn phù hợp để tạo ra các mô hình dự đoán.
- Cách xác định nhu cầu tự động hóa trong doanh nghiệp
Để xác định nhu cầu, doanh nghiệp cần tự trả lời các câu hỏi:
- Công việc nào đang chiếm nhiều thời gian và lặp đi lặp lại?
- Các tác vụ này thuộc lĩnh vực nào: tài chính, nhân sự, hay marketing?
- Lợi ích tiềm năng của việc tự động hóa là gì (tiết kiệm thời gian, giảm chi phí, tăng hiệu quả)?
Nhân sự: Một công ty tuyển dụng hàng trăm vị trí mỗi tháng sẽ cần giải pháp quét CV tự động để lọc hồ sơ ứng viên theo từ khóa hoặc kỹ năng.
Marketing: Một doanh nghiệp thương mại điện tử muốn phân tích hành vi khách hàng sẽ cần AI để dự đoán xu hướng mua sắm và cá nhân hóa nội dung quảng cáo.
Tài chính: Một công ty fintech muốn giảm thiểu rủi ro gian lận sẽ cần AI để phân tích và phát hiện giao dịch bất thường trong thời gian thực.
- Tiêu chí lựa chọn công cụ và giải pháp tự động hóa
- Xác định lĩnh vực ưu tiên: Ví dụ, doanh nghiệp tập trung vào bán hàng sẽ cần các công cụ như chatbot hoặc phần mềm phân tích hành vi khách hàng.
- Tính toán chi phí và lợi ích:
Tự động hóa có xứng đáng với số tiền đầu tư không? Để trả lời câu hỏi này, doanh nghiệp cần cân nhắc:- Chi phí triển khai: Mua bản quyền phần mềm, đào tạo nhân viên.
- Lợi ích đạt được: Số giờ lao động tiết kiệm, chất lượng công việc cải thiện.
- Khả năng tích hợp: Công cụ có dễ tích hợp với hệ thống hiện tại không? Ví dụ, một giải pháp quản lý nhân sự tích hợp tốt với phần mềm chấm công hiện tại sẽ mang lại hiệu quả cao hơn.
- Các giải pháp AI phổ biến hiện nay
- Sales và marketing: Các chatbot tùy chỉnh để tư vấn khách hàng, các phần mềm chăm sóc, tương tác khách hàng tự động như Tanigo của DXTech. ContentShake AI sẽ giúp bạn mô phỏng văn phong một cách cực kỳ hiệu quả.
- Nhân sự (HR): Phần mềm như HireVue để phỏng vấn qua AI. LinkedIn Recruiter kèm AI gợi ý ứng viên phù hợp.
- Tài chính: Tableau hoặc Power BI để phân tích dữ liệu tài chính. Hệ thống AI của ngân hàng HSBC giúp phát hiện giao dịch gian lận.
*Lưu ý quan trọng: Tính phổ biến của công cụ có thể khác nhau tùy theo thị trường. Ví dụ, công cụ phổ biến ở Mỹ chưa chắc đã phù hợp tại Việt Nam
Đọc thêm các bài viết khác tại:
