Trong bối cảnh doanh nghiệp hiện đại, xử lý tài liệu là một phần không thể thiếu, nhưng lại tiêu tốn không ít thời gian và nguồn lực. Đặc biệt, với khối lượng tài liệu lớn hoặc nội dung phức tạp, việc quản lý trở thành thách thức lớn. Đây chính là lúc Document AI xuất hiện, mang đến giải pháp tự động hóa mạnh mẽ, nâng cao hiệu quả và giảm thiểu sai sót. Không chỉ dành cho doanh nghiệp, nhiều cơ quan chính phủ cũng đã bắt đầu ứng dụng Document AI để xử lý hàng chục nghìn tài liệu mỗi năm.

I. Document AI là gì?

Document AI (Document Artificial Intelligence), hay còn gọi là Document Intelligence, là tập hợp các công nghệ dựa trên trí tuệ nhân tạo, được thiết kế để xử lý, phân tích và hiểu nội dung tài liệu. Công nghệ này không chỉ làm việc với tài liệu có cấu trúc (ví dụ: bảng biểu, biểu mẫu), mà còn xử lý tốt các tài liệu phi cấu trúc (hình ảnh, email, báo cáo).
Khác với việc chỉ số hóa văn bản, Document AI còn tự động thực hiện các tác vụ như trích xuất dữ liệu, phân loại tài liệu, tách tệp, và cung cấp các phân tích chuyên sâu.

II. Các tác vụ chính của Document AI

1. Trích xuất dữ liệu (Data Extraction)

Quá trình trích xuất thông tin từ tài liệu là bước đầu trong nhiều hoạt động của doanh nghiệp và cơ quan chính phủ.
Ví dụ: Tự động lấy thông tin như tên khách hàng, số hóa đơn, ngày phát hành từ hàng nghìn hóa đơn mỗi tháng.

• Công nghệ sử dụng:
  • OCR (Optical Character Recognition): Nhận diện văn bản từ hình ảnh hoặc PDF.
  • NLP (Natural Language Processing): Hiểu ngữ nghĩa, đảm bảo trích xuất thông tin chính xác.
  • Deep Learning: Học sâu, đặc biệt hữu ích với tài liệu phức tạp.

2. Phân loại tài liệu (Document Classification)

Document AI tự động phân loại các loại tài liệu như hóa đơn, hợp đồng, báo cáo, công văn…
Công nghệ sử dụng:

• Thuật toán máy học: Mô hình phân loại như SVM, Random Forest.
• Mô hình tiên tiến: Như BERT, T5, huấn luyện trên lượng dữ liệu lớn.

3. Tách tài liệu (Document Splitting)

Khi một tệp chứa nhiều tài liệu khác nhau, Document AI tự động tách thành các phần riêng biệt.
Ví dụ: Tách từng chương của hợp đồng hoặc hóa đơn gộp từ nhiều nhà cung cấp.

• Công nghệ sử dụng:
  • Rule-based Systems: Áp dụng quy tắc cố định.
  • AI-based Systems: Dự đoán ranh giới dựa trên các mẫu đã học trước.

4. Trích xuất thông tin chuyên sâu (Deep Insights Extraction)

Document AI có thể hiểu ngữ cảnh và tìm ra thông tin ẩn, giá trị từ nội dung tài liệu.
Ví dụ: Xác định điều khoản quan trọng trong hợp đồng hoặc phân tích dữ liệu tài chính.

• Công nghệ sử dụng:
  • Knowledge Graphs: Biểu đồ tri thức, phân tích mối quan hệ dữ liệu.
  • Advanced NLP: Hiểu sâu ý nghĩa văn bản.

5. Hỗ trợ ngôn ngữ đa dạng

Document AI hỗ trợ nhiều ngôn ngữ, kể cả tiếng Việt – ngôn ngữ phức tạp, đáp ứng nhu cầu toàn cầu.
Công nghệ sử dụng:

• Multilingual Models: mBERT hoặc mô hình được tinh chỉnh theo ngôn ngữ cụ thể.

III. Lợi ích của Document AI

• Tiết kiệm thời gian, chi phí: Tự động hóa các tác vụ thủ công.
• Độ chính xác cao: Giảm thiểu sai sót từ con người.
• Tăng hiệu suất làm việc: Giúp doanh nghiệp tập trung vào nhiệm vụ quan trọng.
• Khả năng mở rộng: Xử lý lượng tài liệu lớn mà không bị giới hạn.

IV. Ứng dụng cụ thể của Document AI trong các ngành nghề

Document AI không chỉ là giải pháp tối ưu hoá chung mà còn có thể được áp dụng cụ thể trong nhiều lĩnh vực khác nhau, giúp giải quyết các bài toán đặc thù:

1. Hành chính và quản lý tài liệu

Các cơ quan hành chính thường xuyên xử lý khối lượng lớn công văn, báo cáo và biểu mẫu. Với Document AI:

• Giảm tải công việc thủ công: Tự động phân loại và lưu trữ công văn, hỗ trợ tìm kiếm tài liệu nhanh chóng.
• Tiết kiệm thời gian: Quy trình xử lý hàng nghìn tài liệu chỉ trong vài phút thay vì nhiều giờ.

2. Pháp lý 

Luật sư thường dành phần lớn thời gian để đọc và phân tích các tài liệu pháp lý như hợp đồng, hồ sơ kiện tụng. Document AI có thể:

• Hỗ trợ phân tích hợp đồng: Tự động phát hiện các điều khoản quan trọng hoặc rủi ro tiềm ẩn.
• Tiết kiệm thời gian đọc tài liệu: Trích xuất nhanh các thông tin cần thiết, giúp luật sư tập trung vào các chiến lược pháp lý.

3. Sales và quản lý khách hàng

Đối với các bộ phận kinh doanh, Document AI hỗ trợ:

• Tự động hoá nhập liệu: Từ hoá đơn, hợp đồng đến thông tin khách hàng.
• Quản lý dữ liệu khách hàng: Trích xuất và phân tích dữ liệu để đưa ra chiến lược tiếp cận hiệu quả hơn.

4. Nghiên cứu khoa học

Một khâu tốn kém thời gian trong nghiên cứu khoa học là literature review (tổng quan tài liệu):

• Tìm kiếm thông tin tự động: Document AI có thể đọc hàng trăm bài nghiên cứu, tổng hợp các thông tin quan trọng và trích dẫn liên quan.
• Phân tích dữ liệu chuyên sâu: Hỗ trợ nhận diện các xu hướng hoặc mối quan hệ ẩn trong dữ liệu nghiên cứu.

Khuyến nghị

Nếu doanh nghiệp hoặc tổ chức của bạn hoạt động trong các lĩnh vực kể trên, việc đầu tư vào Document AI sẽ mang lại lợi ích không nhỏ. Đặc biệt:

• Đảm bảo lựa chọn giải pháp Document AI hỗ trợ ngôn ngữ bạn sử dụng thường xuyên (như tiếng Việt).
• Tích hợp công cụ này vào quy trình hiện tại, kết hợp với đào tạo nhân sự để đạt hiệu quả tối đa.

Kết luận

Document AI đang trở thành công cụ thiết yếu, từ việc số hóa tài liệu đến việc hiểu sâu nội dung, hỗ trợ doanh nghiệp và cơ quan chính phủ trong chuyển đổi số. Với khả năng tối ưu quy trình và giảm tải công việc thủ công, Document AI không chỉ hỗ trợ mà còn giúp tổ chức dẫn đầu trong thời đại số hóa.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm giải pháp xử lý tài liệu thông minh, đây là thời điểm lý tưởng để khám phá Document AI!

Đọc thêm các bài viết khác tại:

AI trong tự động hóa: Giải pháp tăng trưởng hiện đại