Mùa hè là thời điểm vàng cho các quán ăn, nhà hàng nhưng cũng đầy thử thách. Hãy cùng khám phá 5 mẹo hữu ích giúp quán ăn tối ưu hóa vận hành, không để mùa du lịch trở thành “nỗi ám ảnh” với áp lực khách đông và lỗi phục vụ.
Áp lực vận hành mùa du lịch
Khi lưu lượng khách tăng đột biến trong thời gian ngắn, những điểm yếu trong hệ thống dễ dàng bị phơi bày: phục vụ chậm trễ, ghi nhầm order, quản lý bàn không hiệu quả, quy trình thanh toán rườm rà… Tất cả có thể khiến khách hàng không hài lòng, dẫn đến đánh giá tiêu cực và sụt giảm doanh thu.
Các quán ăn nhỏ, thậm chí những nhà hàng lớn, cũng thường xuyên gặp phải tình trạng “vỡ trận” khi không thể đáp ứng yêu cầu của khách vào giờ cao điểm. Khi khách đông, nếu không có sự chuẩn bị và hệ thống quản lý thông minh, quán ăn sẽ đối mặt với nhiều vấn đề, từ việc chậm trễ trong phục vụ cho đến việc thiếu sót trong việc ghi nhận order của khách.
Cộng thêm áp lực từ đội ngũ nhân viên không đủ, việc quản lý chỗ ngồi, đồng bộ bếp và thu ngân gặp khó khăn, khiến những sai sót nhỏ cũng dễ dàng dẫn đến sự bất mãn của khách hàng. Tình trạng này không chỉ ảnh hưởng đến trải nghiệm khách mà còn làm giảm cơ hội tái phục vụ trong tương lai.
Đi tìm giải pháp tối ưu
Để không để mùa du lịch trở thành nỗi ám ảnh, các quán ăn cần chủ động chuẩn bị từ bây giờ để tối ưu hóa quy trình vận hành, giảm thiểu sai sót và đảm bảo chất lượng dịch vụ.
1. Tối ưu hóa quy trình gọi món: Menu trong chính chiếc điện thoại của khách hàng
Một trong những điểm nghẽn phổ biến nhất tại các quán ăn vào mùa cao điểm là khâu ghi nhận order. Nhân viên phục vụ không đủ số lượng hoặc không thể di chuyển linh hoạt giữa các bàn khi nhà hàng đông khách, dẫn đến tình trạng gọi món trễ, ghi sai hoặc sót món, ảnh hưởng nghiêm trọng đến trải nghiệm thực khách.
Thay vì đầu tư thêm nhân sự – một giải pháp tốn kém và không bền vững – nhiều quán ăn hiện đại đang áp dụng mô hình tự phục vụ thông minh, trong đó khách hàng chủ động quét mã QR tại bàn để truy cập menu, lựa chọn món và gửi order trực tiếp. Phương thức này giúp rút ngắn thời gian gọi món, giảm tải cho nhân viên phục vụ và đặc biệt hữu ích trong việc tăng vòng quay bàn – yếu tố sống còn để tối đa hóa doanh thu trong giờ cao điểm.
2. Quản lý chỗ ngồi khoa học: Tránh ùn tắc từ khâu xếp bàn
Dù là nhà hàng lớn hay quán nhỏ, không gian luôn có giới hạn. Khi khách đổ về đông trong thời gian ngắn, việc phân luồng không hiệu quả sẽ gây ra tình trạng “kẹt bàn”, khiến khách phải xếp hàng dài, chen chúc hoặc cảm thấy không thoải mái.
Giải pháp đặt ra là cần một hệ thống phân bổ và quản lý bàn ăn có tổ chức, giúp nhân viên nắm bắt tình trạng chỗ ngồi theo thời gian thực. Ngoài ra, việc cho phép khách đặt bàn trước cũng là cách giúp chủ quán kiểm soát lưu lượng khách hiệu quả, giảm bớt áp lực đột ngột trong giờ cao điểm.
Khi không gian được quản lý khoa học, nhân viên dễ dàng tiếp cận và phục vụ khách đúng bàn, đúng thời điểm; đồng thời giúp tăng tỷ lệ khách quay lại nhờ vào trải nghiệm mượt mà, không phải chờ đợi quá lâu.
3. Đồng bộ quy trình phục vụ
Một nguyên nhân gây hỗn loạn không nhỏ trong khung giờ cao điểm là việc thiếu đồng bộ giữa các bộ phận. Nhân viên phục vụ ghi nhận order nhưng không truyền tải chính xác cho bếp, bếp nấu nhầm hoặc bỏ sót món, trong khi thu ngân không nắm rõ tình trạng bàn để xử lý thanh toán kịp thời. Những sai lệch này tích tụ sẽ khiến vận hành bị trì trệ, gia tăng sai sót, thậm chí gây mâu thuẫn nội bộ.
Cách giải quyết là xây dựng quy trình xử lý đơn hàng theo thời gian thực, trong đó mọi thông tin từ order đến thanh toán đều được cập nhật và chia sẻ đồng bộ giữa các bộ phận. Nhờ đó, bếp chỉ nấu những món đã được xác nhận, phục vụ bưng đúng món đúng bàn, và thu ngân theo dõi được tiến độ xử lý từng đơn để chuẩn bị hóa đơn chính xác.
Khi hệ thống được vận hành liền mạch như vậy, năng suất phục vụ tăng đáng kể, đồng thời giảm thiểu tối đa rủi ro từ lỗi con người – điều rất dễ xảy ra trong môi trường làm việc căng thẳng như mùa cao điểm.
4. Đơn giản hóa quy trình thanh toán
Khâu thanh toán là điểm kết thúc trong trải nghiệm khách hàng, nhưng cũng là nơi dễ gây khó chịu nếu xử lý không tốt. Tình trạng khách phải chờ lâu để thanh toán, nhân viên không hỗ trợ chia hóa đơn theo nhóm, hoặc thanh toán nhầm… đều có thể làm lu mờ những ấn tượng tốt trước đó.
Trong thời đại số, việc cung cấp nhiều hình thức thanh toán linh hoạt là một yêu cầu cơ bản. Quán ăn cần sẵn sàng hỗ trợ khách thanh toán bằng tiền mặt, chuyển khoản, mã QR hoặc ví điện tử. Bên cạnh đó, hệ thống thanh toán nên cho phép chia nhỏ hóa đơn hoặc thanh toán từng phần để phù hợp với hành vi tiêu dùng nhóm – đặc biệt phổ biến ở nhóm khách trẻ đi du lịch hoặc tụ họp bạn bè.
Một quy trình thanh toán nhanh gọn, minh bạch sẽ giúp giải phóng bàn nhanh hơn, nâng cao hiệu suất vận hành, đồng thời tạo cảm giác chuyên nghiệp và đáng tin cậy cho thực khách.
5. Điều hành bằng con số, không bằng cảm tính
Cảm tính có thể giúp một chủ quán xây dựng được thực đơn hấp dẫn hay tạo ra phong cách phục vụ riêng biệt, nhưng trong mùa cao điểm, điều hành bằng dữ liệu mới là cách duy nhất để tồn tại và tăng trưởng.
Các báo cáo về doanh số, thời gian phục vụ, tỷ lệ món bán chạy – bán chậm, hiệu suất làm việc của nhân viên hay lưu lượng khách theo từng khung giờ… là cơ sở vững chắc để người điều hành đưa ra các quyết định điều chỉnh kịp thời. Việc này không chỉ giúp tối ưu hóa nguồn lực mà còn góp phần tăng trưởng doanh thu một cách bền vững.
Ví dụ, nếu dữ liệu cho thấy khung giờ 19h–20h là lúc lượng khách đông nhất nhưng hiệu suất phục vụ lại thấp, chủ quán có thể bố trí thêm nhân sự, rút ngắn menu, hoặc triển khai ưu đãi cho các khung giờ thấp điểm để dàn trải lượng khách hiệu quả hơn.
Chiến lược nào cho Mùa hè bùng nổ doanh thu?
Không quán ăn nào muốn bỏ lỡ cơ hội vàng trong mùa du lịch, nhưng nếu không chuẩn bị kỹ, rất dễ biến cơ hội thành khủng hoảng. Việc nâng cấp quy trình vận hành không còn là lựa chọn, mà đã trở thành điều kiện sống còn – nhất là khi nhu cầu tăng cao và khách hàng ngày càng đòi hỏi trải nghiệm nhanh – chuẩn – tiện.
5 mẹo trên không chỉ giúp quán tránh “vỡ trận” mà còn là đòn bẩy để hái tiền đúng nghĩa trong mùa cao điểm. Dù quán bạn nhỏ hay lớn, mới mở hay đã lâu năm, thì việc tối ưu hóa vận hành – từ order, chỗ ngồi, bếp – thu ngân, thanh toán đến dữ liệu – đều góp phần biến mùa hè thành mùa tăng trưởng thực sự.
Đừng để mùa du lịch trôi qua trong tiếc nuối. Hãy chuẩn bị ngay từ hôm nay để không chỉ trụ vững, mà còn bứt tốc và tối đa hóa doanh thu trong mùa khách đông này.
